Mano vardas Justina. WeMake "gimė" iš 8-erių prekės ženklo "Keturios Kėdutės" gyvavimo metų.
Dalinuosi savo kelione Gamybos planavimo ir Užsakymų valdymo labirintais.
Aš esu kūrėja. Ir tai, ko gero, lėmė, kad iš prigimties esu visiškai neorganizuota ir išsiblaškiusi. Mano galvoje yra šimtas viena mintis, ir viską noriu daryti vienu metu. Pažįstama, tiesa? BET tuo pačiu esu ir atsakinga. Visas mano veiklos efektyvinimo poreikis būtent ir kilo iš to, kad aš suvokiau, kokia esu, ir tą priėmiau. t.y.:
1) Aš negaliu daryti klaidų ar nuvilti klientų dėl savo išsiblaškymo;
2) Tai atima labai daug laiko: kažką pamiršti, pasižymi ne ten. O vietoj "to lapelio" ieškojimo, jau galėtum pagaminti naują gaminį;
3) Man tiesiog nepatinka nuolat viską nešiotis galvoje ir svarstyti, ar ko nors nepraleidau. Aš noriu turėti tą prabangą būti savimi - naivia ir išsiblaškiusia, nes būtent tada kyla įkvėpimas ir kūrybinė galia.
Taigi, paprastai kalbant, kiekviename veiklos etape teko pažingsniui susigalvoti sistemas ir būdus, kaip tą tvarką palaikyti, neįdedant per daug pastangų. Kiekviename etape tie sprendimai keitė vieni kitus, vis pildėsi ir evoliucionavo.
Kai tu dirbi vienas pats ir kyla iššūkiai, sugalvoti sprendimą labai paprasta. Pakanka rašyti ranka į sasiuvinį ir dėti pliusiukus prie padarytų darbų ar pagamintų gaminių arba kelti į Exel'į. O sąskaitas gali išsispausdinti mėnesio ar net metų gale. Bet galų gale atsiranda vienas iš trijų iššūkių:
Padaugėja užsakymų ir tu pradedi nesusigaudyti terminuose ir savo galimybėse (juk su daugiau užsakymų ateina ne tik daugiau gamybos, bet daugiau sąskaitų išrašymo, daugiau žaliavų, daugiau logistikos organizavimo (vienam paštas, kitam kurjeris, trečiam vežti į stotį), kiekvienam atrašyti laišką ar FB/IG žinutę.
Atsiranda antras kolega ir nebeužtenka pusę informacijos nešiotis savo galvoje, reikia visą srautą kažkaip jam perduoti.
Užsakymų yra tiek pat stabiliai, bet tu pradedi norėti viską padaryti greičiau ir daugiau laiko skirti šeimai, poilsiui ar kitiems darbams.
O kas atsitinka, kai atsiranda dar daugiau užsakymų ir daugiau kolegų? Ilgą laiką aš buvau atsakinga už užsakymų administravimą, o gamyboje dirbo du žmonės. Tam, kad darbuotojai žinotų, ką gaminti, spausdindavome kiekvienos dienos naujus užsakymus. O planavimas vyko ekspromtu: kas seniausia, nuo to ir pradedam. Bet kas atsitiko tada? O gi atsidaro krūva lapų, kuriuose dalis užsakymų nuspalvinta, kiti su rodyklėm, komentarais, kažkas užbraukta, papildyta... Kuitiesi lapuose ir užrašuose. O kas, jei pasibaigia kažkokios žaliavos? Kartais pasako, kartais ne, kartais aš pamiršdavau užsakyti ir taip dienų dienom velkasi koks vienas kitas lapų krūvos gale esantis klientas (atsiprašau visų klientų, kuriuos esame šitaip pamiršę). O gamindavom tiesiog tiek, kiek spėdavom. Iš kur tada sužinoti, daug tai ar mažai? Kokybiškai dirbom ar bimbinėjom?
Tuo metu mūsų užsakymo valdymo eiga buvo tokia: suderinamas užsakymas, išrašoma sąskaita atskirame dokumente, tada žmogaus vardą, datą ir užsakymą nukopijuoju į lentelę, kur vesdavau visus užsakymus gamybai. Dienos pabaigoje paklausiu, ką pagamino, tada po vieną patikrinu kaip siųsti, susivedu adresus į kurjerių sistemas. Ant siuntų užklijuoju lipdukus su adresu ir keliauju į paštą, stoviu eilėje (dar nebuvo pirmenybės pašte ar galimybės palikti siuntas - viską suvesdavo paštininkė ranka. Čia tais laikais, kai dar buvo litas! :) ).
Paskui mes įsidiegėme sistemą, kur gamyba kas dieną gaudavo tik tai konkrečiai dienai suplanuotą darbų sąrašą. Kiek įmanoma grupuodami panašius ar iš to paties audinio gaminius. Ir tai buvo kaip stebuklas - visų pirma psichologiškai. Nes tu matai apribotą, aiškų dienos planą: eini ir gamini, žinai, kiek turi padaryti. Tik kaip suplanuoti, kiek padaryti tu gali? Įsivedėme "taškus" (laiko atitikmenį), kiek vertas vienas gaminys, koks yra dienos tikslas. Aš jau galėjau pamatuoti galimybes, progresą ir, svarbiausia, gana tiksliai galėjau klientui pasakyti, kada bus paruoštas jo užsakymas. BET atsirado dar daugiau laiškų, derinimo (nors jau turėjome ir el.parduotuvę), pristatymo, pakavimo, sąskaitų. Lietuvos rinką papildė užsienio platformos, tad komandoje įsiliejo administratorė, su kuria dalinomės darbus.
O tada, manot, palengvėjo? Ji kažką klientui pažadėjo, suderino, bet pamiršo pasakyti man ir atvirkščiai. Ji arba aš savais žodžiais surašėme, ką reikia gaminti, o gamyba nesuprato - pagamino ne tą. Nors tuo metu jau ir sąskaitas išrašinėjome nebe savo lentelėse, bet tam skirtoje sistemoje, painiavos tai nesumažino. Užsakytas prekes susivesdavome į sąskaitas ir į gamybos lentelę, kopijuodami iš el.parduotuvės užsakymų. O ten skambėdavo maždaug taip: "Švelnus kapučino pledukas "Sapnų gaudyklė" kūdikiui". Ir gamyba turi sukti galvą, kuris yra tas švelnus kapučino - nes neva "kapučino" yra bent trys audiniai. Tada turi eiti, klausti, reikia tikrinti užsakymus, lenteles, ieškoti to kliento vardo ir t.t. Arba kas būna, kai paskaitai ką nors apie magiškąjį SEO ir sugalvoji el.parduotuvėje "patobulinti" pavadinimus. Kiek gaišaties ir erzelio.
Tad įsidiegti SKU kodus buvo dar vienas išganymas. Nukopijuoji kodą iš el.parduotuvės ir sąskaitų sistemoje pagal tą kodą būna jau suformuluotas toks prekės pavadinimas, kad gamybai būtų iš karto aišku. Be jokių saldybių ir grožybių. Bet vistiek visą tą informaciją iš sąskaitos kopijuodavome į gamybos lentelę. Dvigubas darbas.
O jei dar daugiau žmonių? Daugiau pristatymo būdų? Daugiau žaliavų?
Kai daugiau žmonių, tai daugiau ir vietų kur galima "pridaryti kliurkų". Ypač, jei:
- eigoje klientas užsakymą pakeitė ar pageidavimas koks nors specifinis;
- jei šiandien žaliavos nėra, o kažkas turi ją užsakyti;
- kažkas turi pranešti klientui, kad vėluosim;
- jei kurjeris nepaėmė siuntos;
Paskutinė mūsų lentelė buvo Google Drive, prie jos galėjo jungtis 4 žmonės. Tas, kas suvedinėja užsakymus; tas, kas planuoja gamybą; tas, kas pakuoja ir suvedinėja siuntimus; ir aš, kad visada matyčiau, kokia yra situacija. Ir, sakyčiau, buvo visai neblogai..Bet..
Kai užsakymų daug, tai "važiuoji" lentele žemyn ir nuoširdžiai nebežinai, kaip juos suplanuoti?! Tai užimdavo tikrai labai daug laiko: kol viską suvedi į sąskaitas ir dar ką reikia nukopijuoti į gamybos lentelę, patikrinti ar turime sandėlyje, ar ne, ar užteks kažkokio audinio ar jau nebe.
Taigi po visos šitos ilgos litanijos.. mano pagrindinis nušvitimas yra toks:
O, kad kas nors mane būtų iš karto į šitą etapą atvedęs.. 😳
Nes:
Reikia sugaišti begalę laiko, kol sugalvoji pats - išrandi dviratį, kaip čia protingiau padaryti.
Labai sunku pačiam kas metus ar kelis persipratinti prie naujos sistemos, o dar įkalbėti kažką kitą (kolektyvą), gal pabandykim, gal bus geriau? Juk žmonės nemėgsta pokyčių.
Būčiau išvengusi tiek klaidų, nesusipratimų, net pykčių su komanda. Nes kai kažkas kažko nepadaro, nepasako ar jam atrodo savaime suprantama, finale nukenčia klientas. O to sau leisti mes negalime.
Tad lenk medį, kol dar jaunas. Medis - tai ne kažkas kitas, o tu pats, nes tavo verslas prasideda nuo tavęs. Net jei esi tame pačiame pirmame etape ir dar nespėjai paragauti mano papasakotų iššūkių - pasitikėk mano ir daugumos kitų klaidomis - teisingus Gamybos ir Užsakymų valdymo įpročius ugdykis nuo pat pradžių, o ne tada, kai išsikapstyti bus tiesiog per sudėtinga :)
Linkėjimai,
Justina,
Keturios Kėdutės
Comentarios